Programme
1. Utilisation de l’e-mail en entreprise
- Autodiagnostic de son utilisation de l'e-mail
- Les risques liés à une mauvaise utilisation de l’email
- Quelles informations sont attendus dans un e-mail professionnel ?
- Identifier les avantages et inconvénients du courrier électronique
- Connaître les règles d'écriture propres aux e-mails
- Concevoir un message clair et concis
- Quand écrire un e-mail… et quand ne pas l’écrire
- Maîtriser et mettre en forme les e-mails émis pour faciliter leur exploitation
- Places et rôles des pièces jointes
- Soigner l’objet
- Adopter un ton ferme et courtois pour affirmer sans froisser
- Identifier les formules à éviter et à privilégier
- Gérer les situations délicates : relances, réclamations, refus, demandes….
- Rédiger des e-mails spécifiques : à un supérieur hiérarchique, proposition commerciale…
2. Les règles de bonnes pratiques de l’e-mail afin d’augmenter sa productivité
- Utiliser les règles de productivité pour le traitement et l’organisation des e-mails
- Utiliser l’objet du mail pour trier les conversation et sujets
- Optimiser l’organisation et le suivi des réunions à partir du calendrier
- Favoriser l’utilisation des espaces collaboratifs pour limiter l’envoi d’email
- Les usages en mobilité (autre appareil et/ou en extérieur)
- Solutions pour l’e-mail en mobilité
- Choisir une solution selon ses besoins
3. Optimiser son temps
- Exploiter les fonctionnalités du média, notamment les fonctions de tri
- Gérer sa boîte de façon quotidienne pour s’y retrouver plus facilement
- Etre précis dans sa communication pour faciliter le traitement des emails par son (ses) destinataire(s)
4. Gérer le volume informationnel
- Les autres moyens de communication : choisir le plus pertinent (téléphone, mail, face à face)selon les situations
- Le volume d’informations à communiquer
- Sélectionner ses destinataires
- Préserver l’environnement :
- Limiter les destinataires
- Limiter la taille de l’email
- Privilégier le format texte au format HTML
5. Eviter le sentiment d’urgence
- Prêter attention au moment le plus opportun pour envoyer un message
- La bonne utilisation des indicateurs d’urgence de l’outil « messagerie »
- Se forcer à limiter son accessibilité
6. Affirmer son indépendance vis-à-vis du média
- Limiter son accessibilité
- Activer la fonction « gestion des messages en cas d’absence »
- Désigner un collègue ayant d’accepter de répondre en cas d’urgence.
- S’abstenir de consulter ses messages au cours de réunions
- La limitation du pushmail
- La synchronisation périodique mais non immédiate de son téléphone
7. Améliorer les échanges
- Veiller à la qualité du contenu
- Personnaliser les échanges
- L’utilisation de la signature
- Eviter le désintérêt des destinataires pour ce média
- Remotiver ses collaborateurs en utilisant d’autres moyens de communication que le mail
- Limiter les conflits
- Etre vigilant sur le contenu de son message
- Les listes de diffusion
- Renouer la communication « de vive voix »
8. Se protéger contre les détournements de la messagerie
- Le phishing
- Le spam
- Les virus
9. Les aspects juridiques liés à l’utilisation de l’e-mail
- Quelle est la valeur juridique des e-mails
- La signature électronique des e-mails
- L’archivage des e-mails
- Le contrôle de l’usage des e-mails
- Quelles mentions légales doit comporter un e-mail ?
- Aspects juridiques de l’e-mailing
Observations
Autres sites
- Alternance d’aspects méthodologiques et pratiques
- Mises en situations, études de cas, exercices pratiques
- Attestation de formation délivrée à chaque participant
- Support de stage remis à chaque stagiaire
Le formateur propose un apport théorique et pratique, évalue les acquis, accompagne les participants dans la définition des actions à mettre en place dans leur entreprise
Formation INTER ou INTRA entreprise (devis sur demande)