Programme
1. Réaliser un diagnostic organisationnel de ses méthodes de classement
Ø Les différences entre « classement » et « archivage » ; ce qui caractérise un classement et un archivage performant (papier et numérique)
Ø Définition des termes : GED, GEIDE, dématérialisation, LAD, numérisation, indexation, OCR...
Ø Identifier les différents types de documents à classer
Ø Répertorier les moyens de classement existants au sein de son entreprise
Ø Identifier les avantages et les inconvénients de vos méthodes actuelles
2. Les dossiers bureautiques
Ø Dénomination des répertoires et fichiers
Ø Les formats numériques : notions de métadonnées, XML, PDF...
Ø Convertir en PDF : pourquoi ?
Ø Le classement des e-mails
Ø Évaluer les possibilités d'informatisation du processus de classement (fichier Excel, mise à jour...)
3. Choix d'un méthode de classement
Ø Connaître les différentes méthodes de classement
§ Système de codes et de couleurs,
§ Par thèmes
§ Par chronologie ...
Ø Analyse des différents types de document à classer
Ø Choix de la méthode en fonction du critère de recherche de l'information en vigueur
Ø Repérer les axes d'amélioration de ses propres méthodes en identifiant les activités génératrices de temps dans la recherche
Cas pratique : étude et analyse de l'arborescence des fichiers d'un ordinateur type d'une entreprise
Exercices d'arborescences
4. Savoir organiser son classement
Ø Mettre en place son classement de façon performante
§ Les critères d'un bon classement
§ Elaborer le plan de classement
§ Mettre en place une arborescence logique et maîtrisée
Ø Gérer le classement
§ Le cas particulier du fonds documentaire
§ Création d'un fichier de bases de ressources documentaires
§ Reprendre en main le classement existant
- Inventaire et audit de l'existant
- Restructuration de l'arborescence
Ø Rédiger une procédure de classement adaptée à son entreprise
Présentation de différents plans de classement.
Étude de cas : élaboration d'un plan de classement selon les données fournies par l'animateur - Travail en sous-groupes et analyse en groupe.
Préparation de son plan d'action personnel - Travail individuel et analyse en groupe.
5. L'archivage des documents
Ø Connaître les règles en matière de conservation de documents
Ø Les différentes méthodes d'archivage
Apports méthodologiques et pratiques.
Débat et échange d'expériences.
6. Synthèse de la session
Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en œuvre dans son environnement.
Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant.
Bilan oral et évaluation à chaud.
Observations
Autres sites
Pédagogie active s'appuyant sur des apports didactiques, des exercices pratiques sur ordinateurs, des échanges entre les participants, des études de cas concrets et des mises en situation dans le secteur d’activité des stagiaires. Remise d'un document de synthèse. Remise d’une fiche d’évaluation écrite de fin de stage.
- Quelques jours avant la formation, un questionnaire est remis à chacun des participants afin d’identifier les objectifs qu’il poursuit à travers la formation.
- Après la formation, l’animateur consultant reste à la disposition des participants pour une assistance éventuelle sous forme de conseils téléphoniques (cette prestation est gratuite).
- Une formation concrète très opérationnelle
- Alternance d’apports théoriques, méthodologiques et d’exercices pratique
- La pédagogie est basée sur l’élaboration d’un plan d’action personnalisé pour chaque participant
- Remise d’un document de synthèse
- Remise d’un certificat de qualification de formation professionnelle à chaque participant