Formation Secrétaire : devenir une super Assistante

Avoir une secrétaire est devenue une nécessité pour la plupart des sociétés. Elle est la personne adéquate pour travailler dans la discrétion. Mais pour être une super assistante mieux vaut être polyvalente. Pour ce faire, suivez une formation Secrétaire et occupez l'un des métiers de l'assistanat et du secrétariat !

Le 05.06.2018 à 16:02 | Mise à jour le 17.04.2019 à 12:16

 

Le poste de secrétaire ou d’assistant(e) est constamment au côté du dirigeant de la société. C’est une personne qui suit les directives imposées par son supérieur durant son travail. La secrétaire décharge le directeur pour lui permettre d’avoir plus de temps dans ses occupations. Toutefois, de nombreuses qualités sont requise, c’est pourquoi il est vivement conseillé de suivre une formation de secrétaire auprès d'un centre spécialisé. 

Formation Secrétaire : une formation selon le secteur

La formation au métier d’assistant(e) ou de secrétaire dépend entièrement de l'emploi convoité. En effet, le niveau des assistants est différent en fonction de la personne à assister et du secteur. Il existe ainsi différentes formations pour devenir secrétaire selon le domaine d’activité.  

La Formation Secrétaire Médicale

C’est une formation visant à assurer l’accueil des patients, la réception d’appel et la prise de rendez-vous. Une secrétaire médicale est reconnue par l’État comme un métier du niveau IV. Vous devez avoir au minimum un CAP ou un BEP en poche pour postuler. Cependant, le domaine du secrétariat réclame plus d’expérience que de diplôme, les services à assurer étant multiples. C’est pour cela qu’il existe des organismes de formation secrétaire médicale qui demande un niveau minimum. 

La formation Secrétaire Médicale est composée de plusieurs modules : initiation au langage médicale, à la pathologie, l’utilisation de logiciel médical, la bureautique, la compréhension écrite et orale… 

La formation pour devenir secrétaire médicale dure environ 1 an. Selon l’organisme de formation vous pouvez réduire ou prolonger cette période en fonction votre emploi du temps.

La Formation Assistante de Direction 

Le travail d’assistante de direction est un métier convoité. Pourtant, c’est un travail qui peut vous demander beaucoup de responsabilités. Pour une formation Assistante de Direction, vous serez soumis à des épreuves en relation avec l’organisation. 

Côté formations longues, vous pouvez opter pour l’un de ces diplômes : 

  • Le Bac pro Sciences des Techniques de gestion 
  • Le BTS en assistant de direction, assistant de Manager, assistant de gestion PME-PMI 
  • Le DUT en gestion des entreprises et des administrations 
  • La Licence professionnelle Management des Organisations 
  • La Licence en droit, ressources humaines 
Vous pouvez également choisir de suivre une formation Secrétaire courte si vous occupez déjà un poste similaire. 

La Formation Secrétaire Administratif 

Un niveau bac est suffisant pour prétendre au poste de secrétaire administratif. Il n’existe pas de diplôme de secrétaire administratif à proprement dit pour les futurs candidats. Le métier est basé sur des compétences rédactionnelles, de compréhension et de communication. Il est préférable de vous former aux différentes qualités requises par le métier de secrétaire administratif. 

Par exemple, vous pouvez choisir de suivre une formation pour apprendre à rédiger, gérer et communiquer efficacement par mail ; une formation pour une meilleure gestion du temps ; ou encore pour maîtriser son poste et ses missions clés.

Les principales compétences d’une bonne assistante 

Après avoir suivi une formation secrétaire spécialisée dans un domaine, vous pouvez vous concentrer sur les compétences communes au métier d’Assistant(e). Ces qualités sont ainsi classées : 

  • La présentation et la capacité d’expression : ce sont les premiers critères de sélection pendant l’entretien ;
  • Le sens de l’écoute : vous serez amené à réaliser de nombreux travaux. Il est alors préférable d’écouter attentivement les directives ;
  • Faire de bonne rédaction et synthèse ;
  • Être organisé ;
  • Avoir le sens de la communication et du contact avec les autres membres de la société, les clients et tout autre personne reçu ;
  • S'adapter aux outils informatiques et bureautiques ;
  • L’assistante est dotée d’une certaine discrétion dans son métier ;
  • Pour les assistantes administratives, le respect et la compréhension de la hiérarchie figurent parmi leurs compétences.

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