Objectifs
Programme
Dans cette Formation Assistantes Maîtriser son poste et ses missions clés,
Clarifier son rôle et ses missions
Assurer efficacement la fonction d'interface et pour mieux fonctionner en binôme avec son responsable
Optimiser son organisation pour gagner du temps
Gérer les priorités
Traiter et diffuser l'information
Développer son aisance relationnelle en toute situation
Produire des écrits professionnels à valeur ajoutée
Clarifier son rôle et ses missions
- Clarifier son rôle, sa fonction, ses missions et sa marge de manœuvre
- Développer les qualités et compétences requises dans son poste : savoir, savoir-faire, savoir être
- Identifier les attentes de son responsable, de son équipe et cerner ses marges de manœuvre
- Dynamiser sa fonction, savoir être proposante
Optimiser son organisation pour gagner du temps et gérer les priorités
- Identifier son profil par rapport à la gestion du temps et à son organisation professionnelle
- Analyser son agenda type : évaluer, hiérarchiser et organiser ses activités
- Établir un ordre de priorité pour respecter les horaires et les délais : la matrice d'Eisenhower
- Faire face aux urgences et aux imprévus
- Savoir dire "Non", négocier un délai, relancer un interlocuteur
- Repérer les activités chronophages et leurs solutions : mail, téléphone, interruptions, réunions, … ou comment structurer son temps
Traiter et diffuser l'information
- Identifier les différents types d'informations et leurs sources
- La mission et le rôle de l'assistant(e) dans la circulation de l'information : collecter, traiter et véhiculer l'information
- Savoir synthétiser l'information
- Préparer ses messages pour plus d'efficacité, sur le fond et sur la forme
- Valoriser l'information : transformer une information en une information STAR (Structurée, Transmise au bon moment, Adaptée au destinataire, Réaction de l'interlocuteur)
Développer son aisance relationnelle en toute situation
- Connaître les relations de travail qu'implique la fonction
- Instaurer des relations positives, grâce à l'écoute active, avec tous types d'interlocuteurs
- Identifier les modes de fonctionnement d'une équipe
- Connaître et anticiper les attentes de sa hiérarchie
- Développer sa capacité d'écouter par la reformulation et le questionnement
- Savoir être empathique
- Développer la confiance en soi
- Savoir aplanir les conflits :
- Prévenir et faire face aux tenions et situations difficiles avec professionnalisme
- Prendre du recul, faire preuve de flexibilité
- Développer la maîtrise de soi
Observations
Handicap : La formation est adaptée aux personnes handicapées.
Beaucoup d'etude de cas tout au long de cette formation