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F07 RÉDIGER DES EMAILS EFFICACES

  • Durée:
    7 heures
  • Tarif de la formation :
    420
  • Référencé datadock

    Datadock certifie la qualité des organismes. Seuls ces centres vous permettent de bénéficier d'un financement pour votre formation.

  • 1-4 Participants
  • Public concerné :
    tous

OBJECTIFS :

Cette formation permet aux participants d'adapter leur style à la rédaction rapide d'emails efficaces, tout en respectant l'image de l'organisme.

L’usage de la messagerie électronique peut engendrer pour son utilisateur certains désagréments qui pourraient être évités.

Cette formation a pour but de permettre à tout collaborateur d’améliorer son utilisation de l’email et d’optimiser sa connaissance de la messagerie électronique pour en effectuer un meilleur usage au quotidien

 

PROGRAMME :

1. Utilisation de l’e-mail en entreprise

  • Autodiagnostic de son utilisation de l'e-mail
  • Les risques liés à une mauvaise utilisation de l’email
  • Quelles informations sont attendus dans un e-mail professionnel ?
  • Identifier les avantages et inconvénients du courrier électronique
  • Connaître les règles d'écriture propres aux e-mails
  • Concevoir un message clair et concis
  • Quand écrire un e-mail… et quand ne pas l’écrire
  • Maîtriser et mettre en forme les e-mails émis pour faciliter leur exploitation
  • Places et rôles des pièces jointes
  • Soigner l’objet 
  • Adopter un ton ferme et courtois pour affirmer sans froisser
  • Identifier les formules à éviter et à privilégier
  • Gérer les situations délicates : relances, réclamations, refus, demandes….
  • Rédiger des e-mails spécifiques : à un supérieur hiérarchique, proposition commerciale…

 

2. Les règles de bonnes pratiques de l’e-mail afin d’augmenter sa productivité

  • Utiliser les règles de productivité pour le traitement et l’organisation des e-mails
  • Utiliser l’objet du mail pour trier les conversation et sujets 
  • Optimiser l’organisation et le suivi des réunions à partir du calendrier
  • Favoriser l’utilisation des espaces collaboratifs pour limiter l’envoi d’email
  • Les usages en mobilité (autre appareil et/ou en extérieur)
  • Solutions pour l’e-mail en mobilité
  • Choisir une solution selon ses besoins

 

3. Optimiser son temps

  • Exploiter les fonctionnalités du média, notamment les fonctions de tri
  • Gérer sa boîte de façon quotidienne pour s’y retrouver plus facilement
  • Etre précis dans sa communication pour faciliter le traitement des emails par son (ses) destinataire(s)

 

4. Gérer le volume informationnel

  • Les autres moyens de communication : choisir le plus pertinent (téléphone, mail, face à face)selon les situations
  • Le volume d’informations à communiquer
  • Sélectionner ses destinataires
  • Préserver l’environnement :
  • Limiter les destinataires
  • Limiter la taille de l’email
  • Privilégier le format texte au format HTML

 

5. Eviter le sentiment d’urgence

  • Prêter attention au moment le plus opportun pour envoyer un message
  • La bonne utilisation des indicateurs d’urgence de l’outil « messagerie »
  • Se forcer à limiter son accessibilité

 

6. Affirmer son indépendance vis-à-vis du média

  • Limiter son accessibilité
  • Activer la fonction « gestion des messages en cas d’absence »
  • Désigner un collègue ayant d’accepter de répondre en cas d’urgence.
  • S’abstenir de consulter ses messages au cours de réunions
  • La limitation du pushmail
  • La synchronisation périodique mais non immédiate de son téléphone

 

7. Améliorer les échanges

  • Veiller à la qualité du contenu
  • Personnaliser les échanges
  • L’utilisation de la signature
  • Eviter le désintérêt des destinataires pour ce média
  • Remotiver ses collaborateurs en utilisant d’autres moyens de communication que le mail
  • Limiter les conflits
  • Etre vigilant sur le contenu de son message
  • Les listes de diffusion
  • Renouer la communication « de vive voix »

 

8. Se protéger contre les détournements de la messagerie

  • Le phishing
  • Le spam
  • Les virus          

 

9. Les aspects juridiques liés à l’utilisation de l’e-mail

  • Quelle est la valeur juridique des e-mails
  • La signature électronique des e-mails
  • L’archivage des e-mails
  • Le contrôle de l’usage des e-mails
  • Quelles mentions légales doit comporter un e-mail ?
  • Aspects juridiques de l’e-mailing

OBSERVATIONS :

  • Brefs exposés didactiques et apports méthodologiques et pratiques. Autodiagnostic : test de capacité à l'analyse de contenu. Débats de groupe et échanges d’expériences. Entraînement intensif. Définition des actions correctives à mettre en œuvre.

     

    • Quelques jours avant la formation, un questionnaire est remis à chacun des participants afin d’identifier les objectifs qu’il poursuit à travers la formation.
    • Après la formation, l’animateur consultant reste à la disposition des participants pour une assistance éventuelle sous forme de conseils téléphoniques (cette prestation est gratuite).

     

    • Une formation concrète très opérationnelle 
    • Alternance d’apports théoriques, méthodologiques et d’exercices pratique
    • La pédagogie est basée sur l’élaboration d’un plan d’action personnalisé pour chaque participant
    • Remise d’un document de synthèse
    • Remise d’un certificat de qualification de formation professionnelle à chaque participant
  • AUTRES SITES :

    PARIS 8, 15, 92, 93 - Nice- GUADELOUPE

    CONTACTER LE CENTRE INTERACTIF Formation Paris

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