Clarifier son rôle et ses missions
- Clarifier son rôle, sa fonction, ses missions et sa marge de manœuvre
- Développer les qualités et compétences requises dans son poste : savoir, savoir-faire, savoir être
- Identifier les attentes de son responsable, de son équipe et cerner ses marges de manœuvre
- Dynamiser sa fonction, savoir être proposante
Optimiser son organisation pour gagner du temps et gérer les priorités
- Identifier son profil par rapport à la gestion du temps et à son organisation professionnelle
- Analyser son agenda type : évaluer, hiérarchiser et organiser ses activités
- Établir un ordre de priorité pour respecter les horaires et les délais : la matrice d'Eisenhower
- Faire face aux urgences et aux imprévus
- Savoir dire "Non", négocier un délai, relancer un interlocuteur
- Repérer les activités chronophages et leurs solutions : mail, téléphone, interruptions, réunions, … ou comment structurer son temps
Traiter et diffuser l'information
- Identifier les différents types d'informations et leurs sources
- La mission et le rôle de l'assistant(e) dans la circulation de l'information : collecter, traiter et véhiculer l'information
- Savoir synthétiser l'information
- Préparer ses messages pour plus d'efficacité, sur le fond et sur la forme
- Valoriser l'information : transformer une information en une information STAR (Structurée, Transmise au bon moment, Adaptée au destinataire, Réaction de l'interlocuteur)
Développer son aisance relationnelle en toute situation
- Connaître les relations de travail qu'implique la fonction
- Instaurer des relations positives, grâce à l'écoute active, avec tous types d'interlocuteurs
- Identifier les modes de fonctionnement d'une équipe
- Connaître et anticiper les attentes de sa hiérarchie
- Développer sa capacité d'écouter par la reformulation et le questionnement
- Savoir être empathique
- Développer la confiance en soi
- Savoir aplanir les conflits :
- Prévenir et faire face aux tenions et situations difficiles avec professionnalisme
- Prendre du recul, faire preuve de flexibilité
- Développer la maîtrise de soi
